Werken met Systeem Geïnspireerde Verandering

In het huidige tijdperk van snelle veranderingen en toenemende complexiteit is een nieuwe benadering van werken met verandering essentieel - een benadering die de collectieve wijsheid aanboort en afstemt op wat er van nature ontstaat in plaats van te vertrouwen op het traditionele top-down, programmatische model. Wij noemen deze benadering systeem geïnspireerde verandering.

De collectieve wijsheid benutten en afstemmen op wat van nature ontstaat

Tijdens het eerste Inspire & Connect Event van Competence Training Institute verwelkomden Frank Uit de Weerd en Inge Dijksman deelnemers in hun land van Systems Inspired Leadership. Samen verkenden ze praktische manieren om ORSC-principes en System Dynamics toe te passen en gebruik te maken van de collectieve wijsheid en af te stemmen op wat zich van nature aandient. Systeemgeïnspireerde verandering is geworteld in het geloof dat we deel uitmaken van een onderling verbonden, intelligent field dat de antwoorden bevat die we zoeken, mits we leren hoe we er toegang toe kunnen krijgen als onderdeel van een dynamisch en evoluerend proces.

De heersende benadering van verandering blijft top-down, gedreven door leiders die beweren dat zij de antwoorden hebben in plaats van te putten uit het collectieve inzicht van alle betrokkenen. Deze “systeemblindheid” negeert waardevolle informatie, wat leidt tot suboptimale oplossingen, onbedoelde gevolgen, weerstand, afhaken en onproductief conflict. Benaderingen die ooit werkten in voorspelbare en stabiele omgevingen zijn niet langer toereikend in het huidige complexe en onzekere landschap.

In de volgende paragrafen delen we drie bronnen die je kunnen helpen om op een meer systeemgeïnspireerde manier door veranderingen te navigeren. We hopen dat ze jou en je organisatie van dienst zullen zijn op je reis!

Resource #1: de fasen van systeem evolutie

Een model dat je helpt om de systemische evolutie in een groep, team of organisatie te volgen

In hun boek Creating Intelligent Teams (2014) introduceerden Anne Rød en Marita Fridjhon de iteratieve fasen van systeemevolutie. Zij stellen voor dat menselijke relatiesystemen evolueren via vier onderling verbonden maar verschillende fasen: Meet, Reveal, Align en Act (MRAA). Dit model biedt een krachtig raamwerk om de huidige fase van een bepaald systeem te identificeren en de volgende stappen te bepalen. Het benadrukt dat verandering een organisch, stapsgewijs proces is waarin systemen zich in hun eigen unieke tempo ontwikkelen.

MEET (Ontmoeten) gaat over aansluiten bij waar het relatiesysteem is, in plaats van waar je denkt dat het is of zou moeten zijn. Een check-in biedt een krachtig startpunt voor een bijeenkomst en biedt ruimte om te peilen waar iedereen staat. Eenvoudige vragen als “Hoe gaat het met iedereen?” of “Wat moet er nog gezegd worden voordat we verder gaan?” helpen om een vollediger beeld te krijgen van hoe de groep ervoor staat en helpen mensen om aanwezig te zijn. Maar al te vaak duiken individuen meteen in hun eigen agenda en verzuimen ze af te stemmen op wat er leeft binnen het team.

Reveal (onthullen) gaat over het creëren van bewustzijn van wat er gaande is in een relatiesysteem. Het gaat om een reflectieve kijk op wat er gebeurt of is gebeurd. Dit kan als onderdeel van een driemaandelijks functioneringsgesprek (bijv. wat leren we als team van deze gegevens?). Het kan ook op realtime momenten, bijvoorbeeld “Ik merk dat er stilte is, wat is er aan de hand?”. De sleutel tot effectief onthullen is neutraliteit - het vermijden van interpretaties, oordelen of het opdringen van eigen opvattingen. De bedoeling is om verdere verkenning te initiëren om nieuw bewustzijn en inzichten te laten ontstaan.

Align (Afstemmen) gaat over het samen creëren van een weg voorwaarts gebaseerd op gedeeld begrip. In relatiesystemen wordt afstemming vaak eerder gevonden in kleine stapjes dan in grote sprongen, omdat het tijd kost om iedereen aan boord te krijgen. Hoewel dit proces langzaam kan aanvoelen, leidt het uiteindelijk tot duurzamere resultaten. Zoals het gezegde luidt: “Als je snel wilt gaan, ga dan alleen. Als je ver wilt gaan, ga dan samen.” In organisaties is er vaak een leider of commissie die de uiteindelijke beslissing neemt. Dit is een praktische en effectieve manier om vooruit te komen, op voorwaarde dat er naar alle standpunten is geluisterd en dat er rekening mee is gehouden.

Act (Acteren) gaat over het in actie brengen van een plan en het zetten van stappen vooruit. Acties moeten voldoende specifiek en concreet zijn om ervoor te zorgen dat het team zich in de gewenste richting beweegt. Zonder het basiswerk van ontmoeten, onthullen en uitlijnen, lopen acties het risico verkeerd uitgelijnd te zijn of echt eigenaarschap te missen. Als acties op elkaar zijn afgestemd, leiden ze tot zinvolle en blijvende vooruitgang.

De elegantie van het MRAA-model ligt in de universele toepasbaarheid. Het kan worden waargenomen in grotere bogen, zoals een jaarlijkse teambeoordeling, middelgrote bogen zoals kwartaalevaluaties of een eendaagse workshop, kleinere bogen zoals het omgaan met een specifiek agendapunt in een vergadering, en zelfs minibogen die opduiken binnen de dynamiek van een enkel moment.

MRAA IS ALTIJD OVERAL

Door deze lens te gebruiken, krijg je een dieper vermogen om de natuurlijke stroom te faciliteren van wat naar boven probeert te komen, waardoor je de inherente wijsheid van het relatiesysteem kunt aanboren en de systemische evolutie kunt versnellen.

Reflectieve vragen:

• In welke fase breng jij (of je team) de meeste tijd door (M, R of A)?
• Welke fase wordt gemarginaliseerd?
• Wat zou het opleveren als hier meer tijd aan werd besteed?

Resource #2: De fasen van systeemevolutie toepassen in bijeenkomsten

Navigeren door divergentie en convergentie

Een praktische toepassing van Meet, Reveal, Align en Act (MRAA) is het navigeren door divergentie- en convergentieprocessen in meetings.

Meet (Ontmoeten) is het startpunt. Hier gaat het erom dat iedereen aanwezig is bij de vergadering, dat er overeenstemming is over het doel van de sessie en dat er een gezamenlijke manier van werken wordt vastgesteld. Als het doel bijvoorbeeld is om een product of dienst te lanceren in een nieuwe regio of een nieuw land, dan zorgt deze fase ervoor dat iedereen op één lijn zit wat betreft deze doelstelling. [Houd er rekening mee dat er een mini MRAA cyclus aanwezig is in deze stap: in deze ontmoetingsfase worden nieuwe dingen onthuld die afstemming vereisen, waarna het team verder kan gaan!]

Reveal (Onthullen) gebeurt in de divergentiefase. Het gaat erom ieders ideeën te horen en te onderzoeken om alle informatie op tafel te krijgen. Dit is het land van “ik”: door je diepste waarheid te uiten, draag je het meeste bij aan het collectief. Het is cruciaal dat iedereen zich veilig genoeg voelt om zijn ideeën te uiten en (de “domme”) vragen te stellen. Vaak komen de krachtigste ideeën naar boven als er moed/lef voor nodig is om je uit te spreken.

Align (Uitlijnen) gebeurt in de convergentiefase. Hier worden alle ideeën overwogen en gewogen op hun voor- en nadelen. Het is de plaats van productieve dialoog en conflict, waarbij wordt uitgezocht wat de beste weg vooruit is voor het team of de organisatie. Dit is het land van “Wij”, waar individuele perspectieven plaats maken voor collectieve besluitvorming. De hamvraag is: Wat wil/probeert er te gebeuren in het systeem? Duidelijkheid over besluitvormingsprocessen is essentieel - of het nu door de leider, een commissie, stemming, consensus (iedereen is het eens) of instemming (niemand is het oneens, iedereen kan ermee leven) is. Onze ervaring is dat het vaak het beste werkt om een stapsgewijze aanpak te hanteren, waarbij je gaat voor het “minimaal haalbare” om ervoor te zorgen dat iedereen aan boord is.

Act (Handelen) is het resultaat van de convergentiefase, waarin beslissingen worden omgezet in concrete volgende stappen, die de weg bereiden voor de volgende MRAA-cyclus.

We erkennen dat dit proces in de praktijk niet zo lineair is; er zullen veel mini-MRAA bogen aanwezig zijn. Toch hopen we dat dit overzicht je een nuttig kader biedt om je vergaderingen bewuster en effectiever te maken.

Resource #3: Gratis Systems Inspired Leadership Competency Assessment

Effectief leiderschap is cruciaal voor het werken met Systeem Geïnspireerde Verandering. Als je geïnteresseerd bent in het evalueren van je leiderschapsvaardigheden op basis van Systems Inspired Leadership competenties, doe dan dit gratis assessment. Dit assessment is opgenomen in het boek Systems Inspired Leadership (Engels & Nederlands ), een internationale bestseller van Frank Uit de Weerd en Marita Fridjhon.

Over Frank Uit de Weerd

Frank Uit de Weerd is organisatiepsycholoog en executive coach, gespecialiseerd in het ondersteunen van leiders, teams en organisaties in hun zoektocht om echt goed te presteren en waarde te creëren in een steeds complexere en snel veranderende wereld. Frank heeft meer dan vijfentwintig jaar ervaring in een grote, corporate organisatie waar hij een internationale carrière in human resources maakte met opdrachten in Nederland, het Verenigd Koninkrijk, België, Gabon en Maleisië. Frank is senior faculty member van CRR Global, trainer van de ORSC relationship systems approach en supervisor van het ORSC certificeringsprogramma. Frank is een bekend spreker en eerste auteur van het boek “Systems Inspired Leadership”.